Reinigung außerhalb der Arbeitszeit: Schlüssel, Alarmanlage, Datenschutz am Arbeitsplatz
Stand: November 2026
Wenn das Büro außerhalb der Arbeitszeit gereinigt wird, sollten Schlüsselübergabe, Alarmanlage und Zutritt schriftlich geregelt sein. Zusätzlich sollten Sie als Verantwortliche geeignete Schutzmaßnahmen für personenbezogene Daten treffen (Art. 32 DSGVO), etwa Akten verschließen und Bildschirme sperren. Das sind allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung.
Warum außerhalb der Arbeitszeit reinigen?
Eine Reinigung nach Feierabend oder vor Arbeitsbeginn stört niemanden. Böden können trocknen, bevor der Betrieb beginnt, und Besprechungsräume sind rechtzeitig fertig. Für Praxen, Kanzleien und Agenturen mit Kundenverkehr ist das oft die einzige praktikable Zeit.
Der Preis dafür ist, dass die Reinigungskraft allein im Gebäude ist. Das erfordert Absprachen, die bei einer Reinigung im laufenden Betrieb nicht nötig wären. Dieser Leitfaden listet die wichtigsten.
Schlüssel und Transponder
Üblich ist eine schriftliche Übergabe: Welcher Schlüssel oder Transponder, an wen, mit Datum und Unterschrift. Notieren Sie, wer Ersatz hat und was bei Verlust passiert. Bei Schließanlagen ist zu klären, ob der Schlüssel nur die benötigten Türen öffnet. Der Austausch einer Schließanlage kann teuer sein; fragen Sie vorab Ihre Hausverwaltung oder den Vermieter, wer bei Verlust welche Kosten trägt und ob eine Versicherung Schlüsselverluste abdeckt.
Empfehlenswert ist, nur die nötigen Zugänge freizugeben und nicht benötigte Räume zu verschließen.
Alarmanlage und Zutritt
Ist eine Alarmanlage vorhanden, sollte klar sein: Wer schaltet sie wann scharf und unscharf, mit welchem Code, und wer wird bei einem Fehlalarm benachrichtigt? Bei Fehlalarmen können Kosten entstehen, etwa wenn ein Sicherheitsdienst ausrückt. Klären Sie mit dem Anbieter oder Sicherheitsdienst, wie das geregelt ist und wer die Kosten trägt.
Vereinbaren Sie außerdem, wer das Gebäude betritt: eine feste, namentlich bekannte Person oder wechselnde Kräfte. Eine feste Zuordnung erleichtert Zutrittskontrolle und Vertrauen.
Datenschutz am Arbeitsplatz
Büros enthalten personenbezogene Daten: Kundenakten, Bewerbungen, Bildschirminhalte, Notizzettel. Nach Art. 32 DSGVO müssen Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten. Für die Reinigung heißt das in der Praxis: Akten und Datenträger verschlossen aufbewahren, Bildschirme sperren, Passwortzettel nicht offen liegen lassen und sensible Bereiche für die Reinigung ausnehmen.
Sprechen Sie mit dem Reinigungsunternehmen ab, dass Unterlagen nicht verschoben oder gelesen werden, und halten Sie das im Vertrag fest. Ob und welche weitere Verpflichtung zur Vertraulichkeit im Einzelfall nötig ist, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten oder rechtlichen Beratung.
Checkliste für den Start
Vor dem ersten Einsatz sollten folgende Punkte stehen: 1. Schlüsselübergabe mit Quittung. 2. Alarmablauf und Ansprechperson. 3. Liste der Räume, die gereinigt, und der Räume, die verschlossen bleiben. 4. Akten verschlossen, Bildschirme gesperrt. 5. Meldeweg für Schäden und Auffälligkeiten. 6. Ansprechperson für die Reinigungsfirma. 7. Probelauf mit Rundgang nach den ersten Einsätzen.
Wie ein Plan insgesamt aussieht, zeigt die Seite Reinigungsplan für das Büro. Zur Auswahl des Anbieters hilft der Ratgeber Büroreinigung ausschreiben.